Nach fast 40 Jahren hat die Stiftung Hamburger Öffentliche Bücherhallen ihr System auf eine neue Bibliothekssoftware umgestellt. Fast alle Geschäftsprozesse werden über diese Software gesteuert: Dazu gehören unter anderem sämtliche Ausleihvorgänge, das Bücherhallen-Konto und der Katalog, die Beschaffung und der Transport von Medien sowie die Durchführung von Vorbestellungen. Mehr als 5 Millionen Datensätze wurden in der ersten Oktoberwoche bereits erfolgreich übertragen.

Jana Schiedek, Staatsrätin der Behörde für Kultur und Medien und Vorsitzende des Stiftungsrates: "Die Einführung der neuen Bibliothekssoftware ist ein wichtiger Baustein, damit die Bücherhallen auch in Zukunft den Kundinnen und Kunden einen Service auf modernem Niveau anbieten können. Dem gesamten Team der Bücherhallen gilt mein Dank und Respekt, dass diese "Operation am Herzen der Bücherhallen" in so kurzer Zeit geglückt ist!"

Frauke Untiedt, Bibliotheksdirektorin und Vorstand der Bücherhallen:
"Prozesse dieser Größenordnung verlangen eine akribische Vorbereitung für die Gäste, aber auch für die 437 Mitarbeitenden. Seit vier Jahren arbeiten verschiedene Abteilungen eng zusammen, um diese Weiterentwicklung zu ermöglichen. Damit alle Mitarbeitenden mit den neuen Abläufen vertraut sind, wurden im Vorfeld zahlreiche interne Schulungen durchgeführt. Ohne das jahrelange Engagement des gesamten Bücherhallen-Teams wäre ein solches Projekt nicht umzusetzen gewesen."

Die moderne Bibliothekssoftware bietet ein technologisches Upgrade für die
Bücherhallen und mehr Flexibilität. Neue Funktionen umfassen unter anderem Online-Payment, durch das Kund*innen ihre Gebühren bequem von zu Hause aus begleichen können, und eine aktualisierte App, über die Medien per Smartphone verlängert sowie vorbestellt und Bücherhallen-Konten miteinander verknüpft werden können. Bewährtes wie die beliebten Merklisten konnte erhalten oder optimiert werden.

Die neue Software bietet nicht nur den Gästen der Bücherhallen Vorteile: Auch die Geschäftsprozesse im Hintergrund werden durch die neue Software verschlankt und modernisiert, was zukünftig Ressourcen spart und Weiterentwicklungen ermöglicht.

In einer europaweiten Ausschreibung erhielt die Firma Systematic den Zuschlag. Ihr Bibliotheksmanagementsystem Cicero löst Concerto der kanadischen Firma BiblioMondo ab. Systematic ist bisher stark auf dem skandinavischen Markt vertreten, unter anderem werden die öffentlichen Bibliotheken in Oslo und Kopenhagen mit Cicero betrieben.

Die Umstellung wurde unterstützt mit Mitteln des IT Global Fonds der Senatskanzlei sowie zusätzlichen Mitteln der Behörde für Kultur und Medien.